obowiązki zawodowe

Kierownik projektu już w pierwszych dniach swojej pracy stoi przed bardzo wymagającym zadaniem, jakim jest dobranie zespołu projektowego. To odpowiedzialna funkcja, a od jego decyzji może zależeć powodzenie lub niepowodzenie realizacji podejmowanego zadania. Dobór wykwalifikowanych oraz odpowiednio zmotywowanych ludzi może przyczynić się do dużo bardziej skutecznego działania. Pojawia się jednak pytanie, jak dobrać taki zespół?

Doświadczony kierownik projektu bardzo często w pierwszej kolejności bierze pod uwagę osoby, z którymi miał już przyjemność współpracować, a współpraca ta była naprawdę udana. Tacy ludzie w zespole powodują, że kierownik wie, czego się po nich spodziewać oraz czuje się dużo swobodniej, deklarując terminy realizacji projektu. Nie musi również obawiać się o jakość końcową realizacji, gdyż poprzednie doświadczenia pozwalają mu wierzyć, że projekt zostanie oddany w odpowiedniej formie.

Nie zawsze jednak kierownik projektu może pozwolić sobie na zatrudnienie osób, które już raz się sprawdziły. Czasem potrzebuje specjalisty w dziedzinie, z którą do tej pory nie miał zbyt wiele wspólnego. W takiej sytuacji najlepiej, jeśli zacznie poszukiwać odpowiedniej osoby z polecenia, aby zwiększyć swoje szanse na trafienie na kogoś rzetelnego oraz godnego zaufania. Najłatwiej, jeśli kierownik wybiera pośród zaufanych pracowników danej firmy.

Zarządzanie emocjami to w dzisiejszych czasach jedna z ważniejszych umiejętności. Przydaje się ona niemalże w każdym obszarze życia prywatnego oraz zawodowego. Wysoka świadomość emocjonalna jest szczególnie istotna w przypadku osób, które pracują na stanowiskach zarządzających, tak jak chociażby kierownik projektu. Pozwala ona uniknąć wielu stresów oraz zwiększyć efektywność wykonywanej pracy. Dlaczego tak naprawdę kierownik powinien mieć dobrze rozwiniętą inteligencję emocjonalną?

Zarządzanie emocjami wiąże się ściśle z inteligencją emocjonalną, czyli kompetencjami pozwalającymi lepiej funkcjonować w relacjach z innymi ludźmi. Kierownik projektu właściwie przez cały czas musi porozumiewać się z innymi. Efekty jego pracy w dużej mierze zależą od umiejętności zarządzania komunikacją z podwładnymi oraz przełożonymi. Aby móc wynegocjować ważne dla projektu środki, czy też wpłynąć na zakończenie sporu pomiędzy członkami zespołu musi on zadbać o to, aby dobrze rozumieć innych ludzi oraz wiedzieć, że często nie działają oni racjonalnie, a właśnie kierują się emocjami.

Czy zarządzanie emocjami to coś, z czym kierownik projektu powinien się urodzić? Oczywiście nie. Jest to bowiem umiejętność jak każda inna, którą można kształtować oraz rozwijać. Pomocne będą w tym na pewno szkolenia oraz zapoznanie się z podstawową wiedzą z zakresu psychologii.

Wiele osób uważa zdrowie za coś najważniejszego w życiu. Jednak w czasach, w których wciąż jesteśmy zabiegani, ale niekoniecznie mamy na co dzień dużo dobrze wpływającej na nas aktywności fizycznej, nie ożywiamy się odpowiednio oraz narażeni jesteśmy na duży stres, trudno jest utrzymać się w dobrym zdrowiu na długo. Problem z tym mogą mieć szczególnie kierownicy projektu oraz inne osoby pracujące na stanowiskach zarządzających. Z drugiej strony to właśnie takie osoby powinny zwrócić szczególną uwagę na swoje zdrowie. Dlaczego?

Kierownik projektu często przytłoczony jest dużą ilością obowiązków, a co za tym idzie, narażony jest na dużą dawkę stresu. Goniące go deadline’y, konflikty wśród członków zespołu  oraz często zmieniające się warunki pracy mogą być trudne do zniesienia dla wielu mniej odpornych osób. Nadmiar pracy powoduje też, że wiele osób pracujących w świecie biznesu rezygnuje z aktywności fizycznej oraz jada głównie na mieście. Ktoś może zapytać jednak, co w tym złego? Nie każdy przecież musi żyć według wytycznych zdrowego stylu życia.

Kierownik projektu powinien jednak mieć świadomość, jak wpływa na jego pracę taki styl życia. Nadmiar stresu, brak snu oraz energii dostarczanej z wartościowych posiłków szybko może przełożyć się na zmniejszenie efektywności w pracy. Na pewno nie poprawi kreatywności, a nawet może podwyższać poziom rozdrażnienia. To prosta droga do konfliktów w komunikacji oraz pomyłek.

Każdy dobry kierownik projektu ma swoje zadania, sekrety, które pomagają mu osiągnąć sukcesy w codziennej pracy zawodowej. Sekrety te przekładają się na wysoką skuteczność prowadzonych działań oraz powodują, że zespół naprawdę lubi pracować z danym kierownikiem projektu. Co dokładnie zatem trzeba wiedzieć, żeby móc się wyróżniać wśród konkurencji?

Pierwsza rzecz, która odróżnia naprawdę dobrego kierownika projektu od tego mniej skutecznego, jest umiejętność natychmiastowego podjęcia działania i nieodkładanie go na później. Dzięki takiemu podejściu kierownik nie pozwala na mnożenie się trudności oraz przyspiesza realizację procesu. Czasem bowiem lepiej jest postawić na spotkanie od razu, zamiast ustalać je z dużym wyprzedzeniem, a później martwić się, że jednak trzeba je z jakichś względów przesunąć na inny termin.

Dobry kierownik projektu to też ktoś, kto działa zgodnie z własnym sumieniem. Wiele jest projektów, w których oczekuje się od kierowników działania wbrew sobie. Tracą na tym często pracownicy lub jakość całego projektu. Kierownik zdecydowanie powinien dążyć do tego, żeby działać na własnych zasadach, które będą uwzględniać potrzeby interesariuszy, ale mimo to dawać kierownikowi satysfakcję z podjętego projektu. Lepiej zatem wyjść z założenia, że nie podejmujemy się projektów wymagających rezygnacji z własnych wartości.

Praca jako kierownik projektu daje dużo satysfakcji, poczucia wolności oraz pozwala mieć ogromny wpływ na ostateczny wygląd całej działalności. Aby jednak rzeczywiście cieszyć się z osiągnięć, trzeba wiedzieć, co należy robić, aby pracować sprawnie oraz efektywnie. Co zatem koniecznie musi wiedzieć dobry kierownik projektu?

Pierwsza rzecz, którą powinien doskonale opanować każdy kierownik projektu, to umiejętność podejmowania decyzji. Kierownik nie może bać się stanowczo oraz ostatecznie wyrażać swojego zdania. Oczywiście nie chodzi o to, żeby zupełnie nie uwzględniać zdania członków zespołu. Wręcz przeciwnie, kluczowe jest takie zarządzanie zespołem, które pozwala każdemu wypowiedzieć się i wnieść wartość w dyskusję. Ostateczna decyzja należy jednak do kierownika projektu i nie może on mieć żadnych obaw przed wzięciem na siebie odpowiedzialności za nią.

Dobry kierownik projektu musi też wiedzieć wszystko na temat komunikacji. Jego praca bowiem jest ściśle związana z kontaktami z innymi. Z jednej strony musi umieć delegować zadania zespołowi, a to wymaga zdolności wsłuchiwania się w jego potrzeby, szukania rozwiązań konfliktów oraz czasem konieczności twardego stawiania granic. Z drugiej strony musi również komunikować się z przełożonymi oraz klientami w taki sposób, aby pogodzić sprzeczne oczekiwania wszystkich stron.

Kierownik projektu zwykle ma bardzo wiele spraw na głowie. Im większy projekt, tym bardziej stresująca jest jego praca. Czasem ilość jego obowiązków jest tak duża, że nie jest w stanie podołać im samodzielnie. W takiej sytuacji nieocenioną pomocą dla niego może być dobry asystent. Znalezienie takiej osoby może jednak nie być proste. Jak przeprowadzić rekrutację, aby przyspieszyć proces poszukiwań?

Aby efektywnie poszukiwać asystenta dla kierownika projektu, trzeba najpierw określić, w czym miałby pomagać kierownikowi. Im dokładniej wskażemy zakres działań, tym większa szansa, że szybciej znajdzie się ktoś dobrze odpowiadający na nasze potrzeby. Koniecznie musimy wiedzieć, czy chcemy, aby współpracował z nami codziennie, czy tylko pomagał nam w najbardziej intensywnych momentach pracy. Być może bowiem lepiej sprawdzi się asystent wirtualny niż osoba pracująca w biurze. Taka zdalna współpraca może okazać się znacznie tańsza oraz niejednokrotnie dużo efektywniejsza.

Kierownik projektu powinien aktywnie uczestniczyć w rekrutacji asystenta. Jest to szczególnie ważna, gdyż porozumienie między nimi będzie miało kluczowe znaczenie dla płynnej realizacji projektu. Pozwoli uniknąć wielu nieporozumień, a co za tym idzie, zaoszczędzić wiele cennego czasu, a także zapewni przyjemną atmosferę podczas codziennych spotkań.

Kierownik projektu to osoba, na której spoczywa ogromna odpowiedzialność za realizację całego przedsięwzięcia. Co za tym idzie, odpowiada on szczególnie za działania podlegających mu osób. Musi on dbać o terminowość realizacji projektu oraz merytoryczną zgodność z jego założeniami. Jego praca jest zatem dość stresująca oraz bardzo różnorodna. Wymaga zdolności dopasowania się do zmieniających się warunków środowiska oraz szybkich reakcji w sytuacjach kryzysowych. Co jeszcze leży w gestii kierownika projektu?

Rola, którą przyjmuje kierownik projektu, w dużej mierze zależy od fazy prac. Na samym początku jego głównym zadaniem jest planowanie oraz organizacja prac. To on powinien odpowiednio rozłożyć zadania w czasie oraz rozdzielić je pomiędzy członków zespołu, uwzględniając ich kompetencje oraz możliwości. Następnie ma za zadanie koordynować wszystkie prace, dbając o to, aby zostały wykonane zgodnie z założonym planem. Wszystko musi zgadzać się zarówno pod względem finansowym, jak i merytorycznym.

Ogromnie ważnym zadaniem w pracy kierownika projektu jest również stałe motywowanie zespołu do działania. Wymaga to połączenia wielu umiejętności z zakresu komunikacji, negocjacji oraz ogólnie pracy z ludźmi. Kierownik powinien być osobą wytaczającą drogę rozwoju pracowników, motywującą do stałego wzrostu kompetencji. Z punktu widzenia projektu kierownik jest również osobą rozliczającą go.